ว่าด้วยเรื่องการขอทุนสนับสนุนงานศิลปะ...
.
ว่างเว้นจากการเขียนบันทึกไปพักใหญ่ เนื่องจากข้าพเจ้ามีภาระต้องรับผิดชอบและสะสางล้นมือในช่วงเปิดเทอม ประกอบกับต้องเตรียมตัวไปงาน Conference สัปดาห์หน้าทำให้เรื่องราวต่างๆที่ตั้งใจว่าจะเขียนบันทึกไว้เป็นอันต้องยกไปก่อน อย่างไรก็ตามมีประเด็นสั้นๆที่ควรบันทึกไว้อันเกี่ยวเนื่องกับการขอทุนสนับสนุนงานศิลปะ
ในคลาส Advocacy for the Arts วันนี้ อาจารย์ได้เชิญ Exceutive Director ของคณะบัลเล่ต์ประจำเมืองมาเป็น Guest Speaker เราซักถามถึงการทำงานของเขาในแง่มุมต่างๆ และนี่เป็นบทสนทนาในชั้นเรียนของเรา
.
ข้าพเจ้า: “งานส่วนหนึ่งของคุณคือการขอเงิน และส่วนใหญ่แล้วเวลาคุณนัดหมายเข้าพบผู้สนับสนุนเหล่านั้นเขารู้แน่นอนอยู่แล้วว่าคุณมาเพื่อขอเงิน คุณจัดการสถานการณ์นั้นๆอย่างไร? อยากขอให้คุณเล่ากระบวนการเหล่านั้นให้เราฟังหน่อยครับ”
.
Executive Director: (ชะงักไปพักหนึ่ง) “ส่วนใหญ่แล้วงานของเราเสร็จไปแล้วกว่า 90% ก่อนที่จะเกิดการนัดหมายพบกัน ผมก็เข้าในห้องประชุมและเริ่มการสนทนาสามประเด็นพื้นฐาน พวกคุณรู้อยู่แล้วแหละ” (กล่าวพร้อมแสดงบทบาทสมมติประกอบ) “แรกเลยก็เริ่มต้นที่การทักทายเขาก่อน หลังจากนั้นก็พูดถึงความสำคัญของโปรเจคของเรา และสุดท้ายก็บอกว่าเป็นไปได้มั้ยครับที่คุณจะสนับสนุนเราเป็นเงิน xxx ดอลลาร์ ผมว่าช่วงที่ยากที่สุดก็คือการรอฟังสิ่งที่เขาจะตอบกลับมานั่นแหละ”
.
สิ้นเสียงนั้นพวกเราทั้งคลาสก็ระเบิดเสียงหัวเราะขึ้นมาพร้อมกันและซักไซ้แง่มุมต่างๆต่อไป รายละเอียดเหล่านี้เป็นวิธีการที่พวกเราเรียนในคลาส Funding the Arts กันมาแล้ว แต่การฟังคนที่ทำงานในประสบการณ์จริงนั้นสนุกยิ่งกว่าเพราะเป็นการปรับใช้ตำราไปสู่การปฏิบัติจริง ส่วนสำคัญที่ควรจะเน้นก็คือคำตอบแรกของเขาเลยที่ว่างานทั้งหมดเสร็จสิ้นไปแล้ว 90% ก่อนการพบกันจะเกิดขึ้น คำถามคือ 90% นั้นคืออะไร?
.
90% ที่ว่านี้คือการสร้างความสัมพันธ์กับผู้คน ภาระงานอย่างหนึ่งของ Executive Director คือการออกงานสังคมต่างๆ Guest Speaker เล่าว่าในสัปดาห์หนึ่งๆเขาต้องไปงานในฐานะตัวแทนองค์กร 2 ครั้งเป็นอย่างน้อย การออกงานนี้เป็นการสร้างสัมพันธ์กับผู้มีโอกาสให้การสนับสนุนทั้งหลาย นอกจากนี้แล้วในคณะบัลเล่ต์เองก็ต้องสร้างผลงานต่างๆอย่างต่อเนื่องและมีระบบการจัดเก็บรักษาและเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ผลงานต่างๆนี้อย่างต่อเนื่อง เพื่อนำข้อมูลเหล่านี้อ้างอิงเป็นสถิติได้เมื่อต้องการ นี่ยังไม่นับรวมถึงฐานข้อมูลที่คณะบัลเล่ต์นี้ศึกษาและเก็บไว้ด้วย รายละเอียดจิปาถะเหล่านี้เป็นเนื้อหาที่เราต้องเรียนกันเป็นศาสตร์ในวิชา Funding the Arts แต่นับเฉพาะตัวอย่างโดยย่อที่เล่ามานี้ก็จะเห็นได้ว่าการขอทุนสนับสนุนงานศิลปะไม่ใช่แค่การกรอกข้อมูลโครงการ หรือการร่อนจดหมายขอสปอนเซอร์ แต่เป็นหนึ่งในหน้าที่ที่ทุกคนในองค์กรต้องทำเป็นประจำสม่ำเสมอและทำอย่างต่อเนื่องด้วย
.
เราถามต่อไปว่าถ้าผู้สนับสนุนนั้นตอบว่าเขาให้เงินจำนวนที่ขอไม่ได้หละ คุณมีตัวเลขสำรองมั้ย? แน่นอนเขาตอบว่ามี เพราะไม่มีอะไรที่เกิดขึ้นกลางอากาศ ประสบการณ์การทำงานทำให้ผู้บริหารเหล่านี้เตรียมแผน A และ B ไว้เสมอ
.
สิ่งที่เขาต้องทำต่อหลังจากได้รับเงินสนับสนุนแล้วก็คือการขอบคุณ คำขอบคุณนั้นง่ายแต่การใส่ใจขอบคุณนั้นยาก คณะบัลเล่ต์นี้มีวิธีการขอบคุณต่างๆตั้งแต่การเขียนการ์ดจากผู้บริหารเอง การยกหูโทรศัพท์ไปหาด้วยตัวเอง การทำวิดิโอขอบคุณจากทีมงานหรือแม้กระทั่งนักเรียนในโรงเรียนบัลเลต์นั้น จะเลือกวิธีใดก็ตามความเหมาะสมแต่เป้าหมายสำคัญก็คือ การทำให้ผู้ให้รู้สึกถึงความสำคัญและความจริงใจจากสิ่งที่เขาให้นั่นเอง
.
นี่เป็นส่วนหนึ่งของบทสนทนาที่สนุกสนานอย่างยิ่งในคลาสเรียนของข้าพเจ้าวันนี้
.
ว่างเว้นจากการเขียนบันทึกไปพักใหญ่ เนื่องจากข้าพเจ้ามีภาระต้องรับผิดชอบและสะสางล้นมือในช่วงเปิดเทอม ประกอบกับต้องเตรียมตัวไปงาน Conference สัปดาห์หน้าทำให้เรื่องราวต่างๆที่ตั้งใจว่าจะเขียนบันทึกไว้เป็นอันต้องยกไปก่อน อย่างไรก็ตามมีประเด็นสั้นๆที่ควรบันทึกไว้อันเกี่ยวเนื่องกับการขอทุนสนับสนุนงานศิลปะ
ในคลาส Advocacy for the Arts วันนี้ อาจารย์ได้เชิญ Exceutive Director ของคณะบัลเล่ต์ประจำเมืองมาเป็น Guest Speaker เราซักถามถึงการทำงานของเขาในแง่มุมต่างๆ และนี่เป็นบทสนทนาในชั้นเรียนของเรา
.
ข้าพเจ้า: “งานส่วนหนึ่งของคุณคือการขอเงิน และส่วนใหญ่แล้วเวลาคุณนัดหมายเข้าพบผู้สนับสนุนเหล่านั้นเขารู้แน่นอนอยู่แล้วว่าคุณมาเพื่อขอเงิน คุณจัดการสถานการณ์นั้นๆอย่างไร? อยากขอให้คุณเล่ากระบวนการเหล่านั้นให้เราฟังหน่อยครับ”
.
Executive Director: (ชะงักไปพักหนึ่ง) “ส่วนใหญ่แล้วงานของเราเสร็จไปแล้วกว่า 90% ก่อนที่จะเกิดการนัดหมายพบกัน ผมก็เข้าในห้องประชุมและเริ่มการสนทนาสามประเด็นพื้นฐาน พวกคุณรู้อยู่แล้วแหละ” (กล่าวพร้อมแสดงบทบาทสมมติประกอบ) “แรกเลยก็เริ่มต้นที่การทักทายเขาก่อน หลังจากนั้นก็พูดถึงความสำคัญของโปรเจคของเรา และสุดท้ายก็บอกว่าเป็นไปได้มั้ยครับที่คุณจะสนับสนุนเราเป็นเงิน xxx ดอลลาร์ ผมว่าช่วงที่ยากที่สุดก็คือการรอฟังสิ่งที่เขาจะตอบกลับมานั่นแหละ”
.
สิ้นเสียงนั้นพวกเราทั้งคลาสก็ระเบิดเสียงหัวเราะขึ้นมาพร้อมกันและซักไซ้แง่มุมต่างๆต่อไป รายละเอียดเหล่านี้เป็นวิธีการที่พวกเราเรียนในคลาส Funding the Arts กันมาแล้ว แต่การฟังคนที่ทำงานในประสบการณ์จริงนั้นสนุกยิ่งกว่าเพราะเป็นการปรับใช้ตำราไปสู่การปฏิบัติจริง ส่วนสำคัญที่ควรจะเน้นก็คือคำตอบแรกของเขาเลยที่ว่างานทั้งหมดเสร็จสิ้นไปแล้ว 90% ก่อนการพบกันจะเกิดขึ้น คำถามคือ 90% นั้นคืออะไร?
.
90% ที่ว่านี้คือการสร้างความสัมพันธ์กับผู้คน ภาระงานอย่างหนึ่งของ Executive Director คือการออกงานสังคมต่างๆ Guest Speaker เล่าว่าในสัปดาห์หนึ่งๆเขาต้องไปงานในฐานะตัวแทนองค์กร 2 ครั้งเป็นอย่างน้อย การออกงานนี้เป็นการสร้างสัมพันธ์กับผู้มีโอกาสให้การสนับสนุนทั้งหลาย นอกจากนี้แล้วในคณะบัลเล่ต์เองก็ต้องสร้างผลงานต่างๆอย่างต่อเนื่องและมีระบบการจัดเก็บรักษาและเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ผลงานต่างๆนี้อย่างต่อเนื่อง เพื่อนำข้อมูลเหล่านี้อ้างอิงเป็นสถิติได้เมื่อต้องการ นี่ยังไม่นับรวมถึงฐานข้อมูลที่คณะบัลเล่ต์นี้ศึกษาและเก็บไว้ด้วย รายละเอียดจิปาถะเหล่านี้เป็นเนื้อหาที่เราต้องเรียนกันเป็นศาสตร์ในวิชา Funding the Arts แต่นับเฉพาะตัวอย่างโดยย่อที่เล่ามานี้ก็จะเห็นได้ว่าการขอทุนสนับสนุนงานศิลปะไม่ใช่แค่การกรอกข้อมูลโครงการ หรือการร่อนจดหมายขอสปอนเซอร์ แต่เป็นหนึ่งในหน้าที่ที่ทุกคนในองค์กรต้องทำเป็นประจำสม่ำเสมอและทำอย่างต่อเนื่องด้วย
.
เราถามต่อไปว่าถ้าผู้สนับสนุนนั้นตอบว่าเขาให้เงินจำนวนที่ขอไม่ได้หละ คุณมีตัวเลขสำรองมั้ย? แน่นอนเขาตอบว่ามี เพราะไม่มีอะไรที่เกิดขึ้นกลางอากาศ ประสบการณ์การทำงานทำให้ผู้บริหารเหล่านี้เตรียมแผน A และ B ไว้เสมอ
.
สิ่งที่เขาต้องทำต่อหลังจากได้รับเงินสนับสนุนแล้วก็คือการขอบคุณ คำขอบคุณนั้นง่ายแต่การใส่ใจขอบคุณนั้นยาก คณะบัลเล่ต์นี้มีวิธีการขอบคุณต่างๆตั้งแต่การเขียนการ์ดจากผู้บริหารเอง การยกหูโทรศัพท์ไปหาด้วยตัวเอง การทำวิดิโอขอบคุณจากทีมงานหรือแม้กระทั่งนักเรียนในโรงเรียนบัลเลต์นั้น จะเลือกวิธีใดก็ตามความเหมาะสมแต่เป้าหมายสำคัญก็คือ การทำให้ผู้ให้รู้สึกถึงความสำคัญและความจริงใจจากสิ่งที่เขาให้นั่นเอง
.
นี่เป็นส่วนหนึ่งของบทสนทนาที่สนุกสนานอย่างยิ่งในคลาสเรียนของข้าพเจ้าวันนี้